Summary Class notes - kerntaak 2 plannen en organiseren

Course
- kerntaak 2 plannen en organiseren
- geen idee
- 2014 - 2015
- NTI
- directiesecretaresse / management assistent
309 Flashcards & Notes
1 Students
  • This summary

  • +380.000 other summaries

  • A unique study tool

  • A rehearsal system for this summary

  • Studycoaching with videos

Remember faster, study better. Scientifically proven.

Summary - Class notes - kerntaak 2 plannen en organiseren

  • 1428271200 vergaderen en notuleren

  • wat zijn de leerdoelen van vergaderen
    • aangeven aan welke voorwaarden een effectieve vergadering voldoet
    • gebruiken van argumentatievaardigheden
    • goede notulen maken
  • Wat is een vergadering?
    Verzamelnaam voor allerlei vormen van formeel groepsoverleg.
  • Wat is er nodig voor een vergadering?
    • agenda
    • voorzitter
    • deelnemers
    • notulen
  • Wat is een raamagenda?
    Een standaardagenda waar alleen de hoofdpunten op veranderen.
  • Welke punten worden vaak gebruikt voor een raamagenda?
    1. opening en agendabepaling
    2. bespreking notulen van de vorige vergadering
    3. mededelingen
    4. themabesprekingen
    5. wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.)
    6. rondvraag
    7. afsluiting
  • Wie formuleert een verandering in een notulen?
    Degene die een verandering in de notulen wil.
  • Hoe sluit de voorzitter een vergadering af?
    • door de afspraken door de notulist te laten samenvatten
    • de volgende vergadering af te spreken
  • Noem een aantal vergaderdoelen
    • informatie verstrekken en/of uitwisselen
    • ideeën en meningen uitwisselen
    • een besluit nemen
    • taken verdelen
  • Noem de 4 doelen van het besprekingsschema
    1. informeren, dan
    2. discussiëren, dan
    3. beslissen, dan
    4. taken verdelen
  • Noem de bekendste besluitvormingsregels
    • meerderheid
    • consensus
    • unanimiteit
    • delegatie
  • Wat is een meerderheidsbeslissing?
    Als de helft + 1 voor stemt
  • Wat is consensus?
    éénstemmigheid, dit betekent dat er pas een beslissing wordt genomen als niemand meer nee zegt
  • Wat is unanimiteit?
    Dat het voorstel pas aangenomen wordt als alle deelnemers volmondig ja zeggen.
  • Wat is delegatie?
    een werkgroep die zich eerst verder verdiept in het probleem en vervolgens zelf beslist.
  • Wat moet duidelijk zijn bij het verdelen van de taken?
    • wat is de taak
    • wie welke acties onderneemt
  • Wat is een belangrijke taak voor de notulist?
    Vastleggen wat het besluit is en wie wat gaat doen.
  • Wat is brainstormen?
    In een vergadering samen zoveel mogelijk ideeën bedenken om iets op te lossen.
  • Welke 3 taken heeft een voorzitter met betrekking tot een vergadering?
    1. taken voor de vergadering
    2. taken tijdens de vergadering
    3. taken na de vergadering
  • Welke 3 taken heeft een voorzitter voor de vergadering?
    • wat de volgorde voor een bespreking is
    • waarover het punt gaat
    • welk doel of doelen moeten gehaald worden
  • Wat is een spoorboekje?
    Een raamagenda van de hele vergadering.
  • Welke hoofdpunten bevat een spoorboekje?
    • een korte inleiding van het agendapunt
    • een uitleg over het doel van de bespreking van dit agendapunt
    • uitleg over de wijze waarop het punt besproken gaat worden
  • Wat staat er op de uitnodiging?
    • de datum
    • begin- en eindtijd
    • de plaats van de vergadering
    • wie er uitgenodigd zijn
    • de agenda
    • bij wie men zich kan afmelden
    • of er bijlagen zijn die gelezen moeten worden
  • Wat doe je met ingekomen stukken?
    Die voeg je bij de uitnodiging . Vermeld bij het agendapunt waar de ingekomen stukken betrekking op hebben.
  • Wat zijn voorzitterstaken voor de vergadering?
    • agenda opstellen
    • spoorboekje maken
    • uitnodiging, agenda en stukken rondsturen
  • Wat zijn de formele taken van een voorzitter tijdens de vergadering?
    • openen en sluiten van de vergadering
    • het in goede banen leiden van de vergadering
    • het bewaken van de structuur
    • bewaren van goede sfeer
  • Wat moet de voorzitter doen om een goede voortgang van de vergadering te bewaken?
    • het agendapunt duidelijk inleiden
    • de structuur vasthouden
    • zorgen dat iedereen aan het woord komt
    • doorvragen op onduidelijkheid
    • samenvatten
    • overgaan naar de volgende fase
  • Wat kan een diepe inademing betekenen tijdens een vergadering?
    Een teken dat iemand de spreker wil onderbreken en het woord wil overnemen.
  • Waar is de voorzitter ook verantwoordelijk voor?
    Dat de sfeer wordt bewaakt, wijze waarop mensen zich gedragen of met elkaar omgaan
  • Waar moet de voorzitter op letten?
    • mensen die niet zoveel praten op een positieve manier stimuleren om hun steentje bij te dragen
    • mensen die teveel aan het woord zijn, vragen kort en relevant te blijven
    • niet accepteren dat mensen elkaar "afmaken"
    • een pauze inlassen als mensen vermoeid of geïrriteerd zijn
    • eventueel overgaan tot zelfonthulling als de sfeer echt vervelend wordt
  • Wat zijn de voorzitterstaken tijdens de vergadering?
    • structuur bewaken
    • sfeer bewaren
  • Wat zijn de taken van de voorzitter na de vergadering?
    dat de notulist een verslag maakt en dat dit verzonden wordt
  • Wat is een goede gewoonte voordat de notulen verstuurd wordt?
    Dat de notulen voor verzending met de voorzitter wordt besproken
  • Noem 2 invalshoeken tijdens de vergadering van de deelnemers?
    • het gedrag van de deelnemer
    • argumentatievaardigheden van de deelnemer
  • Wat zijn de 8 geboden van de deelnemers aan een vergadering?
    1. voorbereiden
    2. meedoen
    3. gezag voorzitter accepteren
    4. verborgen agenda vermijden
    5. zaak en persoon scheiden
    6. aan vergaderprocedure houden
    7. herhalingen voorkomen
    8. afspraken nakomen
  • Waaruit bestaat de voorbereiding van de deelnemer aan de vergadering?
    • de uitnodiging en de agenda lezen
    • de notulen van de vergadering lezen en eventueel van commentaar voorzien
    • voorbereidende stukken lezen en van commentaar voorzien
  • Waaruit bestaat het meedoen van een deelnemer aan de vergadering?
    • meedenken
    • luisteren en anderen uit laten praten
    • vragen wat je niet snapt
    • meepraten
  • Hoe noem je het als iemand tijdens een vergadering een eigen verborgen doel heeft?
    een verborgen agenda
  • Aan welke 3 voorwaarden moet een goede discussie voldoen?
    • argumenten moeten onderbouwd worden
    • argumenten moeten tot een betoog leiden
    • foute betogen moeten voorkomen worden
  • Wat zijn argumenten?
    beweringen waarmee je een mening aannemelijk maakt
  • Op welke 3 manieren kan je je mening onderbouwen?
    • door een feit te noemen
    • door een feitelijke bewering te noemen
    • door een persoonlijke beleving te geven
  • Wat is een betoog?
    een redenering waarin je je standpunt naar voren brengt en dit standpunt onderbouwt.
  • Hoe noem je redeneringen die logisch lijken maar het niet zijn?
    foute betogen
  • Noem 10 foute betogen
    • x = x redenering
    • vage begrippen
    • onjuist causaal verband
    • cliché
    • simplificeren
    • te moeilijk maken
    • generalisatie
    • onjuiste vergelijking
    • ridiculiseren
  • Wat is een gangbare definitie van notuleren en notulen?
    De schriftelijke verslaglegging van wat op een vergadering is behandeld en/of besloten.
  • Noem 3 verschillende soorten verslagen
    • letterlijk verslag
    • samenvattend verslag
    • besluitenlijst
  • Wat is een letterlijk verslag?
    Een woordelijke weergave van wat door de deelnemers is gezegd. Hier is een stenograaf of recorder voor nodig.
  • Waar wordt een letterlijk verslag van gemaakt?
    Van de Eerste Kamer, Tweede Kamer en gemeenteraad
  • Wat is de gangbare vorm van notuleren?
    samenvattend verslag
  • Wat is een samenvattend verslag?
    In dit verslag wordt op overzichtelijke wijze, in de volgorde van de agenda, verkort weergegeven wat er tijdens de vergadering besproken is.
  • Wat is een besluitenlijst?
    Hierin geeft men alleen de genomen beslissingen en uitkomsten weer.
Read the full summary
This summary. +380.000 other summaries. A unique study tool. A rehearsal system for this summary. Studycoaching with videos.

Latest added flashcards

Noem 4 soorten kosten die op een declaratie van een zakenreis van een manager kunnen voorkomen.
  • kilometers
  • parkeerkosten
  • lunch
  • diner
  • trein
  • metro
  • hotel
Wat is het CRM-systeem?
een softwarepakket voor het beheren van klantgegevens en interacties met de klanten
Waaraan moet je denken bij het reserveren van een vergaderzaal?
  • welke vergaderopstelling is gewenst
  • zijn er voldoende stoelen
  • is er een beamer, overheadprojector, flip-over, schoolbord nodig
  • moet de ruimte verduisterd zijn
  • wenst men een telefoonaansluiting
  • is er speciale vergaderapparatuur nodig (microfoon ed)
  • moet er rekening gehouden worden met minder validen
Wat kun je meesturen met de uitnodiging voor mensen van buiten het bedrijf?
een overzichtelijk routekaartje
Wat kan een diepe inademing betekenen tijdens een vergadering?
Een teken dat iemand de spreker wil onderbreken en het woord wil overnemen.
Welke zaken komen aan de orde bij de korte werkbespreking voor 10.00
  • de dagindeling van de manager
  • de post
  • de werkzaamheden van het secretariaat
Wat constateert Maslow?
Dat de mens een wezen is met behoeften, hij wil bevredigen.
Maslow heeft bij de mens aanwezig behoeften in groepen geordend en binnen deze groepen is een bepaalde volgorde vastgesteld, welke is dit?
  1. fysiologische behoeften (eten, drinken)
  2. behoefte aan veiligheid en zekerheid
  3. sociale behoefte (gezelligheid, vriendschap)
  4. behoefte aan waardering, zelfrespect
  5. behoefte aan zelfrealisatie
U moet uw naam spellen volgens het nationaal alfabet.a. Waarom komt dit alfabet voor?b. Spel uw eigen achternaam
a. voorkomen dat letters verkeerd worden begrepen/gehoord
b.
  • Willem
  • Eduard
  • Gerard
  • Marie
  • Anna
  • Nico
Bij de voortgangsbespreking van een project wordt er afgesproken om te letten op de personeelskosten. Welk formulier kan hiervoor worden gebruikt?
urenregistratie