Samenvatting Accounting Information Systems

-
108 Flashcards en notities
7 Studenten
  • Deze samenvattingen

  • +380.000 andere samenvattingen

  • Een unieke studietool

  • Een oefentool voor deze samenvatting

  • Studiecoaching met filmpjes

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Samenvatting 1:

  • Accounting Information Systems
  • Romney & Steinbart
  • of
  • 13th

Samenvatting - Accounting Information Systems

  • 1 Verkoopproces

  • Algemene risico’s
    Onnauwkeurige of ongeldige stamgegevens.
    Beperkte toegang tot master data.
    Ongeautoriseerde onthulling van gevoelige informatie.
    Toegangscontroles
     
    Verlies of vernietiging van data.
    Back-up
    Slechte prestaties.
    -Back-up
    -Managerial reports
  • Sales order entry
    Incomplete of onnauwkeurige orders
    -Automatische invoercontroles uitvoeren
    -Goed ontwerp bestelformulier
    -Redunante gegevens (bepaalde gegevens 2x invullen)
    Ongeldige orders
    Vragen naar (digitale) handteking
    Oninbare verkopen
    Invoeren van kredietlimieten
    Te weinig of te veel voorraad
    -Perpetual inventory systeem
    -Periodiek handmatig voorraad tellen.
    -Forecast rapporten
    Verlies van klanten
    CRM systemen
  • Shipping
    Verkeerde artikel/aantal versturen
    Gebruik van bar codes.
    Diefstal van goederen
    -Beperkte toegang tot de voorraad.
    -Alle verplaatsingen van de voorraad documenteren.
    Fouten bij het versturen
    Verbandscontrole met: shipping document, sales order, picking list en packing slip.
  • Billing
    Fout in de factuur
    Automatische invoer controles
    Facturen afboeken voor vrienden
    Authorisatie van crediteren beperken
    Factureren gebeurt niet
    -Periodiek de sales orders, picklijsten en facturen naast elkaar leggen.
    -Functiescheiding tussen shipping en billing.
    Boekfouten in de debiteurenpost
    -Controle op batch totalen.
    -Maandelijkse overzichten naar klanten sturen.
    Onnauwkeurige of ongeldige creditnota’s
    Functiescheiding tussen goedkeuren van creditnota’s en het invoeren van verkooporders.
  • Cash Collecting
    Diefstal van geld
    Funtiescheiding zodat diegene die over de betalingen gaat niet ook iets kan zeggen over kortingen, en creditnota’s.
    Cash flow problems
    -Gebruik van cash flow budgets.
    -Kortingen aan klanten verstrekken wanneer ze direct betalen.
  • Voorfacturering
    Factuur dient als pickdocument. Er wordt in dit geval niet vergeten om te factureren. Dit kan alleen wanneer alle gegevens beschikbaar zijn (prijzen, levertijd, klantgegevens). Bij slager en grindafwegen kan dit dus niet.

    Vanuit Oogpunt interne controle preferen voorcalculatie omdat het dan onmogelijk is om artikelen uit het magazijn te halen zonder ze te factureren. 
  • Nafacturering
    Factuur wordt opgemaakt na verzamelen en versturen van de order. Het nadeel hier van is dat er een extra controle nodig is op de volledigheid van de facturering. 
  • Hoe de financiële administratie de juistheid en volledigheid van de boekingen van de verkopen en debiteuren kan beheersen.
    -Verbandscontrole: Beginvoorraad + ontvangsten – eindvoorraad = aantal verkochte artikelen.
    -Vervolgens het verband tussen de goederenmutatie en geldmutatie: aantal verkochte artikelen * prijs = omzet = boeking debiteuren
    -Afboeking debiteuren = opboeking geldmiddelen.
    -Tenslotte als sluitstuk: 1) inventarisatie van de voorraad 2) inventarisatie geldmiddelen 3) inventarisatie debiteurenpositie (met behulp aanmaningen)
    -Aangevuld door aansluiting nummering geboekte facturen en controles op prijstabel.
  • Wat betekent invoer ERP systeem voor voor/na facturering
    In het geval  van een ERP systeem wordt achteraf automatisch gecontroleerd of er gefactureerd is. Wanneer er echter goederen worden afgegeven zonder dat dit wordt geregistreerd, dan blijkt dit pas tijdens de inventarisatie. Omdat er automatisch kan worden gecontroleerd of er gefactureerd wordt is de controle minder belangrijk, maar wanneer goederen worden afgegeven zonder dat dit wordt geregistreerd, wordt dit toch pas op een laat moment zichtbaard.  
  • Strategisch/tactisch
    Welke artikelen willen we in ons assortiment opnemen?
    -Omzetontwikkeling per artikel
    -wensen klanten
    -Product/ontwikkeling bij concurrentie
    Bepalen marketingmix
    -Omzet per regio
    -Aantal klanten per regio
  • Operationeel
    Welke verkoopprijs moet gehanteerd worden?
    -Globale kostencalculatie

    Welke levertijd wordt er gehanteerd?
    -beschikbare productiecapaciteit
    -leveringstermijnen van inkoop
  • Verantwoording
    Heeft de verkoopafdeling de goede prijzen vastgesteld?
    -Omzet per artikelsoort
    -Bruto winstmarge per artikelsoort
    -Voorraadhoogte per artikelsoort
    Worden kredietlimieten goed vastgesteld?
    -Hoogte en ouderdom van debiteurenportefeuille
    Prestaties verkoopafdeling?
    -Aantal klachten
    -Snelheid afhandeling
    -Behaalde financiële resultaten zoals marges op verkopen
    Zijn er niet teveel kortingen gegeven?
    -Kortingen ten opzichte van de omzet
    -Kortingen per verkoop
    Zijn alle facturen tijdig gestuurd
    -Wat staat er nog open op OHW en zijn we daar daadwerkelijk nog mee bezig?
  • Verkooporder-bestand
    Sales order bestand
    -N.a.w klant
    -verkoopordernr.
    -bestelde artikelnrs
    -aantallen
    -leverdatum
    -leveradres
     
     
    Verkoop-afdeling
    -Verbandscontrole met in productie genomen orgels door administratie
    -Juistheidscontrole door integrale check van invoerlijst met verzonden offerte door administratie of directie secretaresse
     
    -Klant om (digitale) handtekening vragen bij de order.
    -Mutatie door aangewezen personen te laten uitvoeren om ongeautoriseerde wijzigingen te voorkomen.
     
    -Controle op doorlopende nummering
  • Debiteuren bestand
    Verstuurde facturen:
    -klantnummer
    -datum
    -bedrag
    -fact nr.


    Ontvangen betalingen
    -datum
    -bedrag
    -bankafschriftnr.
    Debiteuren-administratie als onderdeel van de financiële administratie
    Volledigheid:
    -Aansluiting van de nummering van de geboekte facturen
     
    Juistheid:
    -Door controle op de prijstabel.
     
    Functiescheiding:
    Debiteurenadm = Debiteurenregistratie
    Verkoopafdeling = Opmaken facturen
    Financiële administratie = Boeking GL
  • Massaprodoductie: voorraadbestand
    Stukproductie: onderhanden werk bestand.
    Voorraadbestand:
    -Aantal goederen afgegeven/verkocht
    -Aantal goederen ontvangen/ingekocht
    -Locatie van de goederen
    Onderhanden werk:
    -Arbeidskosten per order
    -Materiaal verbruik
    -Machine uren
    -Hoever je in het proces bent.
    Voorraadbestand: magazijnmeester
     
    Onderhanden werk:
    Productie afdeling  
  • Gl
    Totalen van verstuurde facturen en ontvangen betalingen.
    Financiële Administratie
    Zie hiervoor, verbandscontroles tussen eerder genoemde gegevens.
  • verkoop/vordering functie op gericht? 
    Verkoopfunctie is gericht op afzet van de producten/diensten onder zo gunstige mogelijke condities.
    Vorderingenfunctie is gericht op bewaren en bewaken van vorderingen.
  • Functiescheiding organisatie beoordelen op
    -tussen productiefasen en bewaring
    -tussen voor en nacalculatie
    -tussen bewaring, inkoop en verkoop
    -tussen verkoop, voorraad eindproduct en debiteurenadministratie
    -tussen inkoop, bewaring voorraad grondstoffen en crediteurenadministratie
Lees volledige samenvatting
Deze samenvatting. +380.000 andere samenvattingen. Een unieke studietool. Een oefentool voor deze samenvatting. Studiecoaching met filmpjes.

Samenvatting 2:

  • Accounting information systems
  • Marshall B Romney, Paul J Steinbart
  • 9780273754374 of 0273754378
  • 12th ed., global ed.

Samenvatting - Accounting information systems

  • 7.1 overview of control concepts

  • waarom neemt de bedreiging op AIS toe
    1. Informatie is door een ongekend aantal gebruikers beschikbaar
    2. Informatie op gedistribueerde computers is moeilijk te controleren
    3. Klanten en leveranciers hebben toegang tot elkaars database
  • Wat zijn redenen waarom organisaties geen adequate beveiliging hebben ?
    1. Sommige organisaties zien het verlies van cruciale informatie als een afstandelijk niet aannemelijke bedreiging
    2. De implicaties van het verschuiven van een gecentraliseerd computer systeem naar Internet based systeem worden niet volledig begrepen
    3. Veel organisaties begrijpen niet dat informatie een strategisch bezit is en en dat beveiliging dus een strategische vereiste is
    4. Productiviteit en kosten dwingen management om minder tijd te besteden aan tijdrovende controles
  • Wat is internal control
    is het proces dat geïmplementeerd is om zeker te zijn dat bepaalde control objectives zijn behaald
  • Welke control objectives zijn er te onderscheiden bij internal control
    1. Safeguard assets: voorkomen van ongeautoriseerd gebruik van bezittingen
    2. Onderhouden van records in voldoende detail om tot een goede en juiste rapportage te komen
    3. Verschaffen van juiste en betrouwbare informatie
    4. financiele rapportages opstellen die voldoen aan alle vastgestelde regels/criteria
    5. verbeteren van operationele efficientie
    6. Voldoen aan de wettelijke vereisten en regel (SOX)
  • Interne controle kan als een proces worden gezien omdat het doordringt in de organisatie zijn operationele activiteiten en het is een integraal onderdeel van management activiteiten
  • Welke 3 belangrijke functies vervult interne controle
    1. Preventieve controle - problemen detecteren voordat ze voordoen
    2. Detective controls - ontdekken van problemen die niet zijn voorzien
    3. Corrective control - identificeren en corrigeren van problemen
    BLZ 205
  • In welke 2 categorieën kunnen interne controles worden ingedeeld
    1. General controls (degelijk IT netwerk, goede beveiliging etc..)
    2. Applicatie controle - het zeker zijn dat transacties goed worden verwerkt (volledigheid, rechtmatigheid etc...)
  • Waarom is de Foreign Corrupt Practice act ingevoerd
    Om te voorkomen dat bedrijven buitenstaanders omkopen om werkzaamheden te verkrijgen
  • 7.1.1 Control frameworks

  • Waarin voorziet het COBIT framework management
    1. Het stelt management in de gelegenheid om een benchemark uit te voeren op beveiliging en controle aspecten van IT omgevingen
    2. gebruikers zijn verzekerd dat adequate IT beveiliging aanwezig is
    3. Auditers kunnen hun mening over interne controle onderbouwen met het framework en op basis daarvan een advies geven
  • Op welke 3 gebieden richt het COBIT framework zich
    1. Bedrijfsdoelstellingen  volgens de 7 categrorien van het COSO
    2. IT resources - mensen, applicatie systemen, technologie etc..
    3. IT Proces - Planning en organisatie; aankoop en implementatie; support; monitoren en evaluatie
  • Het COSO framewerk borgt de Interne Controle. uit welke 5 componeneten bestaat het COSO?

    1. Control environment
    2. Control activities
    3. Risk assessment
    4. informatie en communicatie
    5. monitorring

  • Om het risk management te verbeteren heeft COSO een tweede framework ontworpen welke?
    Enterprise Risk Management 
  • wat is Enterprise Risk Management
    het process van de board of directors om de strategie uit te zetten, identificeren van activiteiten die wellicht het bedrijf kunnen schaden, het beoordelen van deze risico's en borgen dat de doelen worden behaald.
  • 7.2 The internal environment

  • Wat wordt verstaan onder de internal environment
    De internal environment (cultuur) beinvloed hoe organisaties hun strategie en doelen behalen, hun risico's identificeren en beoordelen en hoe er wordt gereageerd op de risico's en bestaat uit:
    1. Management filosofie
    2. board of directors
    3. Commitment met het ethische aspect
    4. De organisatiestructuur
    5. De methode van het toekennen van beslis rechten en verantwoordelijkheden
    6. Standaarden van HR
    7. Externe invloeden
  • wat is risk apetite
    het bedrag aan risico dat het management bereid is te lopen om bepaalde doelen te halen
  • Wat verstaat men onder een organisatiestructuur
    Organisatiestructuur moet een framework zijn voor planning, execution, controlling en monitoring operations
  • Wat zijn belangrijke kenmerken van een organisatiestructuur
    1. Centralisatie of decentralisatie
    2. Directe of matrix relaties
    3. Hoe verantwoordelijkheden worden toegewezen (wie heeft welke info. nodig) 
    4. Omvang en aard van de activiteiten 
    5. De hierarchie foor accounting auditing en information systems 
  • Het staan of falen van een gedegen control systeem hangt in belangrijke mate af van de eerlijkheid van de mensen. 
  • Waarvoor dient de Policy and procedures manual
    Hierin wordt beschreven wat wordt verstaan onder juiste handelspraktijken, welke ervaring en kennis nodig is en welke procedures dienen te worden gevolgd. (bestaat o.a. uit een chart of accounts)
  • wat is één van de sterkste controle instrumenten
    De eerlijkheid en integriteit van mensen 
  • Hoe kan een bedrijf eerlijk en integer gedrag van de medewerkers motiveren?
    Door een juist HR beleid, waar er uitzicht is op doorgroei, bonussen en goede werkomstandigheden 
  • medewerkers met een lage beloning voelen eerde financiele druk om tot fruade over te gaan
  • Human resources standaarden hebben een grote invloed op het motiveren van eerlijk gedrag van medewerkers. Uit welke processen / policies zijn hierbij belangrijk
    1. De policy omtrent het aannemen van medewerkers (background check)
    2. Policy omtrent het compenseren, evalueren en promoveren
    3. Standaarden omtrent de opleiding en training (training volgen over bedrijfsethiek bvb)
    4. De policy omtrent het managen van ontevreden medewerkers (wraak)
    5. Standaarden over ontslagen medewerkers (meteen vertrekken van gevoelige posities)
    6. Standaarden omtrent job rotation (medewerkers die lang één positie houden kunnen fraudes verbergen)
  • In de literatuur wordt gesteld dat het zetten van doelen (objectives) het tweede belangrijke component van ERM is. Leg uit
    Het management beslist wat de onderneming hoopt te bereiken " corporate vision/mission" . deze corporate visie wordt verder gedecentralizeerd en verwacht wordt dat het ERM (enterprise risk management) hierin faciliteert om de doelen te behalen. Zonder doelen wordt geen inzicht verschaft in welke risico's beheerst dienen te worden. 
  • De corporate vision/mission bestaat uit verschillende doelen die behaald dienen te worden noem deze doelen: 
    1. Strategic objectives
    2. Operations objectives
    3. Reporting objectives
    4. compliance objectives 
  • Wat wordt verstaan onder strategic objectives
    Hieronder worden de doelen verstaan die door het hoger management worden vastgesteld en die in lijn zijn met de corporate vision, deze doelen creëren aandeelhouderswaarde.
  • Wat wordt verstaand onder operations objectives
    Hieronder worden doelen verstaan die betrekking hebben op het effectiviteit en efficientie van het bedrijfsproces, het bepaald onder andere hoe middelen dienen worden ingezet. (bvb: als eerste gebruik maken van de nieuwste technologie)
  • Wat wordt verstaan onder reporting objectives
    Deze doelstellingen dienen bij te dragen aan de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de rapporten om zo betere beslissingen te kunnen nemen. 
  • Wat wordt verstaan onder compliance objectives
    deze doelstellingen helpt bedrijven om te voldoen aan alle wet- en regelgeving
  • wat is ene inherent risk 
    Dat is het bestaande risico voordat het management heeft besloten stappen te ondernemen om control uit te oefen om zo de waarschijnlijkhied op herhaling in de toekomst te reduceren 
  • Residual risk
    Dit is hhet deel van het risico dat resteert nadat het management interne controle systemen heeft geintroduceerd om het risico te mitigeren. 
  • Het management dient het inherent risk te beoordelen, er op te reageren door een controle systeem te ontwikkelen en dan het residual risk beoordelen.
  • Het management kan het risico beoordelen op de waarschijnlijkheid, de impact en de kosten en kan op 4 manieren reageren, noem deze 4 manieren 
    1. Reduces het reduceren van de waarschijnlijkheid door het implementeren van een effectief systeem van interne controles
    2. Accept de waarschijnlijkheid en de impact accepteren 
    3. Share het delen van het risico of overhevel van het risico door het afsluiten van verzekeringen of outsourcen van activiteiten
    4. avoid het risico mijden door niet deel te nemen aan de activiteiten die het risico genereren. dit kan tot gevolgen hebben dat een divisie dient te worden verkocht
  • Een goed internal control systeem zou drie typen "controls"  moeten bevatten noem deze
    1. Preventive control
    2. detective controle
    3. Corrective control
  • The objective in designing an internal control system is to provide reasonable assurance that events do not occur.
  • Een manier om de waarde van internal control systems te meten is de " expected loss"  wat is dit. 
    Dit is de wikundige vergelijking van de " impact"  maal de " likelihood"       expected loss = impact x likelihood
  • Risk assessment is een systeem van interne controles om de inherent risk te beoordelen en reduceren, uit welke stappen bestaat dit process.
    1. Identify the events, or threats, taht confront the company
    2. Estimate the likelihood, of each thereat occuring
    3. Estimate the impact, or potential loss form each threat
    4. Identify controls to guard against each thereat
    5. Determine Cost//benefit trad-off
    6. Implement control or accept, share or avoid risks
Lees volledige samenvatting
Deze samenvatting. +380.000 andere samenvattingen. Een unieke studietool. Een oefentool voor deze samenvatting. Studiecoaching met filmpjes.

Laatst toegevoegde flashcards

Beschrijf de relatie tussen het general ledger en de cycles.
• One of the primary functions of GLARS is to collect and organize data from:
– Each of the accounting cycle subsystems, which provide summary entries related to the
routine activities in those cycles.
 
– Het gaat dan om de totaaltellingen uit de revenue cycle/expenditure cycle/ production
cycle/human resources/payrol cycle.
2 bronnen in transacties g/l met 2 voorbeelden
1) Accounting subsystems
-Journal entry debiting accounts receivable / cash and crediting
-Purchase of supplies and inventory's cash disbursements 
2)Treasurer
-Investeringen
-Aflossen schuld
Audit Trial
Is een traceerbaar pad welke laat zien hoe alle transacties door het informatie systeem zijn gegaan. Je kan iedere transactie volgen vanaf het brondocument door de journaalposten tot het grootboek en eventuele rapportages. ERP systemen hebben vaak een ingebouwde audit trial (zoals SAP)
XBRL
Extensible Business Reporting Language = is een computertaal speciaal ontwikkeld om bedrijfsinformatie gemakkelijk te verwerken.
Het verschil is dus dat nu niet enkel mensen de jaarrekening kunnen lezen, maar ook computers.
Voordelen: 1) ontvangers hoeven het niet zelf in te typen 2) makkelijk aan derden te verstrekken 3) informatie zowel intern als extern makkelijk te rapporteren. 
G/L
 Journal entries uit accounting subsystems (routine transacties) en treasurer (non-routine transacties).

Financiële administratie

-Pre-numbering documents
-Restricting access to blank documents.
-Using simple, easy to complete documents with clear instructions.
-Debit = Credit
-Vaststellen boeking door iemand met autorisatie.
-Belangrijke bewijsstukken erbij opslaan. 



 
Journal Voucher File 
Hierin vind je alle boekingen die zijn gebruikt om de G/L te updaten:
-Datum boeking
-Bedrag
-Accountants debet/credit

Financiële administratie

-Trial Balance
-Audit Trial
Netwerk van controletotalen  is een controlemaatregel van de administratie om de financiële administratie te controleren.
Netwerk van controletotalen of te wel omspannende materiele verbandscontrole betreft de
veronderstelling dat de waardenkringloop een sluitend geheel vormt.
Er is sprake van een omspannende controle waarvan de afdeling administratie gebruik maakt
om de betrouwbaarheid van de financiele informatie vast te stellen.
Deze controle omvat immers alle opeenvolgende trajecten van het
informatieverzorgingsproces en zij omvat alle of een groot deel van de primaire
bedrijfsprocessen.
 
Het is een indirecte controle op de betrouwbaarheid van de informatie in het AIS.
Gebruikmakend van de wetten samenhang toestand en gebeuren en opgeofferde en
verkregen waarden zijn voorbeelden te noemen ten aanzien van verkopen (BV+INKEV=
verkopen), geldontvangsten, ed.
Verbandscontroles goederenbeweging.
Grondstoffen: BV + I – EV = Verbruik
Verbruik volgens grondstoffen beweging en de hoeveelheid eindproduct dient aan te sluiten op beweging eindproduct.
Eindproduct: BV + ontvangen uit productie – EV = verkoop
3 soorten mutaties in de G/L die niet geautomatiseerd worden aangeleverd vanuit andere cyclus.
-Non-routine activiteiten, zoals transacties met crediteuren en investeerders.
-De gebudgetteerde nummers.
-Aangepaste entries door de controller.
oAccruals
oDeferrals
oEstimates (afschrijvingen/voorziening debiteuren)
oRe-evaluations (herwaardering)
 
Interne controle bij invoer bovengenoemde boekingen: Debet en credit gelijk. en authorisatie wie boeken.
Het maken van management rapportages 
Slecht ontwikkelde rapportages en grafieken.        - Trainingen geven in grafiek                                                                                                                     ontwerpen.
                                                                                                -Balance scorecard.