Samenvatting Bijeenkomsten verzorgen deel 1 theorieboek

-
ISBN-13 9789006911008
161 Flashcards en notities
6 Studenten
  • Deze samenvatting

  • +380.000 andere samenvattingen

  • Een unieke studietool

  • Een oefentool voor deze samenvatting

  • Studiecoaching met filmpjes

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Dit is de samenvatting van het boek "Bijeenkomsten verzorgen deel 1 theorieboek". De auteur(s) van het boek is/zijn J H Altena. Het ISBN van dit boek is 9789006911008. Deze samenvatting is geschreven door studenten die effectief studeren met de studietool van Study Smart With Chris.

PREMIUM samenvattingen zijn gecontroleerd op kwaliteit en speciaal geselecteerd om je leerdoelen nog sneller te kunnen bereiken!

Samenvatting - Bijeenkomsten verzorgen deel 1 theorieboek

  • 1 Het secretatiele beroep

  • kenmerken secretaresse:
    visitekaartje, spilfunctie, teamwork
  • eigenschappen secretaresse:
    accuraat, assertief, stressbestendig, discreet
  • voorbeeld opbouw van een lezing?
    hoofdlijn/ onderwerp
    actualiteit/ stand van zaken
    het nieuwe
    conclusie of afsluiting
  • wat is een buzz-sessie tijdens vergadering?
    na de uitleg gaat iedereen in groepjes uit een om bepaalde onderwerpen te bespreken / aan te pakken
  • wat is een hearing?
    bijeenkomst waar allerlei betrokkenen hun mening kunnen geven over bepaald onderwerp
  • 2 Vergaderingen organiseren en verslaan

  • Hoe kun je een vergadering vlot laten verlopen?
    • niet meer dan 10 a 12 deelnemers
    • ter zake kundig zijn
  • Welke soorten vergaderingen zijn er?
    • werkgroepen
    • commissievergadering
    • afdelingsvergadering
    • besturen, raden van commissarissen
  • Het formele en informele karakter van een vergadering wordt gekenmerkt door tweetal zaken. Welke?
    1. Hoe goed kent men elkaar?
    2. Betreft het een interne vergadering tussen mensen van het eigen bedrijf, zijn er ook anderen genodigden
  • Wat is een brainstormsessie? En wat is de bedoeling daarvan?
    Een bijeenkomst van een groep mensen die onvoorbereid met een onderwerp geconfronteerd wordt.

    Iedereen moet spontaan reageren en de voorzitter alles opschrijft, daarna vindt uitdieping van de ideeën plaats.
  • Wat is een buzz-sessie? 
    Om iedere deelnemer aan de 'vergadering' optimaal de kans te geven, mee te doen
  • Wat is een hearing?
    = bijeenkomst waarbij alle betrokkenen hun mening kunnen geven over een bepaald onderwerp
  • In welke gevallen kun je telefonisch vergaderen?
    • Vergadering te formeel
    • Onderwerpen routinematig 
    • Deelnemers elkaar goed kennen
  • Nadelen telefonisch vergaderen?
    • Stemherkenning
    • Het tonen van schema's, voorbeelden
    • Sommige mensen klappen dicht 
    • Sociale contact ontbreekt
  • Wie is er verantwoordelijk voor een goede verloop v/d vergadering?
    Voorzitter
  • welke stappen neem je om een vergadering te regelen?
    • Datum en tijd
    • Uitnodiging
    • Vergaderzaal reserveren
    • Welke vergaderopstelling
    • Voldoende stoelen?
    • Beamer, overheadprojector, schoolbord of Flip-over nodig?
    • Moet de ruimte verduisterd worden
    • Telefoonaansluiting gewenst?
    • Speciale vergaderapparatuur nodig?
    • Rekening gehouden worden met minder validen?
    • koffie, thee en/of frisdrank. Indien nodig lunch/diner
  • Welke gegevens staan er op een concovatie?
    • Datum en tijd
    • Hoofddoel vergadering
    • Deelnemers vergadering (functie of alfabetisch)
    • Wie het secretariaat voert (bij wie inlichtingen?)
  • Welke gegevens bevat de agenda?
    Exacte vergadergegevens en vormt ook de leidraad v/d vergadering
  • Waar houd je extra rekening mee als een vergadering buiten het bedrijf wordt gehouden?
    • reisafstand
    • locatie dichtbij station of voldoende parkeerplek 
    • uitstraling locatie
    • bediening/eten
  • Welke standaard agendapunten heb je?
    • openen
    • notulen
    • actielijst
    • rondvraag
    • sluiting
  • Wat is een actielijst?
    kort overzicht van uit te voeren acties met: naam uitvoerder en datum van afronding
  • Welke doel kan een agendapunt hebben?
    • informatie-uitwisseling
    • discussie/probleemoplossing
    • besluitvorming
  • Wat kan je als extra bijlage bij de uitnodiging meesturen?
    een routekaartje
  • Op welke punten moet je letten bij het maken van een eigen routekaartje?
    • neem zo weinig mogelijk details op
    • markante gebouwen, rotondes, verkeerslichten en herkenningspunten
    • eigen parkeergelegenheid of betaald of onbetaald parkeren
    • route aangeven in tekst
    • voor OV reizigers (route in tekst, welke lijndienst)
  • Welke taken heeft een voorzitter?
    • opent vergadering
    • gaat na of afgesproken acties uitgevoerd zijn
    • agendapunt inleiden
    • de tijdsduur in de gaten houden
    • het stimuleren van deskundigen
    • tussentijds een samenvatting geven (letterlijk genotuleerd)
    • sfeer bewaken
    • zo nodig deelnemers aan elkaar voorstellen
  • Punt van orde?
    Van agenda afwijken. je tikt de voorzitter op de vingers
  • Preadvies?
    Een advies of toelichting in een bepaalde richting
  • Wat is een quorum?
    het minimum aantal aanwezige stemhebbende, dat er nodig is voor een besluit
  • Consensus?
    eenstemmigheid, samen tot een oplossing komen
  • Wat is een handout?
    een serie afdrukken van de dia's van een multimediapresentatie of een serie kopieën van sheets.
  • Welke voorbereidingen zal een goede notulist doen voor de vergadering?
    • welke notuleervorm is gewenst?
    • namen/functies van de deelnemers opvragen
    • procedure van goedkeuring van de notulen
    • voldoende papier en reserve pen
    • strategische plek zoeken voor jezelf
  • Welke notuleervormen heb je?
    • woordelijk verslag
    • maxitulen (samenvatting van betogen)
    • samenvattend/beknopt verslag
    • minitulen (kernpunten in telegramstijl)
    • besluiten/afsprakenlijst (in combi beknopt verslag)
  • Welke 2 grote voordelen heeft een besluiten/afsprakenlijst?
    1. stelt geen hoge eisen aan de notulist
    2. deelnemers hoeven achteraf niet meer de notulen na te lezen
  • Welke hulpmiddelen heb je bij het notuleren?
    • vroeger Steno
    • bandrecorder
    • laptop
    • notuleerbladen
    • mindmapping
    • concentratie
  • Welke nadelen heb je als je te lang wacht met notuleren?
    • langer werk
    • slechtere notulen
  • Welke 2 dingen moet je in de gaten houden bij het verzenden van de notulen?
    1. wie moet de notulen ontvangen?
    2. wie mag de notulen niet ontvangen?
  • Hoe kun je vertraging voorkomen met het verzenden van notulen?
    In je computer aparte bestandjes aanleggen van personen die bij bepaalde vergaderingen altijd aanwezig horen te zijn, en van personen die van die vergaderingen de notulen horen te ontvangen
  • Wat is een goed werkend signaleringssysteem (acties)?
    1. vermelden van acties manager(s) en jezelf (agenda's)
    2. tijd inschatten
    3. voorkeur van afhandeling taak
    4. streefdatum en deadline (eigen agenda)
Lees volledige samenvatting
Deze samenvatting. +380.000 andere samenvattingen. Een unieke studietool. Een oefentool voor deze samenvatting. Studiecoaching met filmpjes.

Laatst toegevoegde flashcards

Welke soorten dresscodes heb je (5)?
  • black tie
  • white tie
  • tenue de ville (cocktailkleding)
  • informeel
  • casual (geen regels voor kleding)
  • jacquet (officieel pak voor overdag)
Op welke manieren kun je aan informatie komen (hotels?
  • via gidsen van hotels en vergadercentra
  • via elektronische hotelgidsen/reisplanners
  • via internet, gericht zoekend op plaats
5 fasen bij het plannen van een conferentie, symposium, seminar of een (internationale businessmeeting)
  1. voorlopig programma opstellen
  2. nagaan of voorlopig programa gerealiseerd kan worden
  3. uitnodigingen verzenden
  4. dag zelf, alles volgens draaiboek verlopen en voorbereiding is essentieel
  5. rekeningen betalen en begroting, nazenden documentatie, bijstellen draaiboek en evt relatiebestand bijwerken, onkostendeclaraties gastsprekers verwerken
Nadelen videoconferencing?
  1. kosten
  2. de echte professionele apparatuur is niet algemeen in gebruik
Wat is een groot voordeel van videoconferencing?
  1. besparing op reistijd
  2. besparing op reis- en verblijfskosten
  3. bereikbaarheid van deskundigen tijdens overleg
  4. speciale documentcamera
videoconferencing?
een moderne vorm van telefonisch vergaderen, met beeld
Wat doe je als het groter/ingewikkelder wordt met organiseren van bijeenkomsten?
een congresbureau inhuren
WHO?
Wereldgezondheidsorganisatie
Wat is een visum?
een soort vergunning om in het betreffende land toegang te krijgen en daar een (beperkte) tijd te blijven.
Tips om jetlag te verkorten:
  • van te voren inspelen op het nieuwe ritme (eerder of later naar bed)
  • zorgen dat de aankomsttijd niet in de nacht valt
  • slapen aan boord
  • geen alcohol en bij aankomst geen koffie of thee
  • eerste avond vroeg naar bed
  • na een reis naar het oosten 's morgens een eind gaan wandelen; reis naar het westen 's avonds bij het invallen v/d duisternis