H1 Inleiding en algemene begrippen (Zie bijbehorende schema’s in het boek)

Het informatieproces in de onderneming

Bedrijfshouding: Economisch zelfstandige duurzame organisatie van arbeid en kapitaal, die zich richt op het leveren van goederen en/of het verlenen van diensten.

Onderneming: met als doel winst maken

Informatieproces (de 4 v’s)

• Het verzamelen van gegevens
• Het vastleggen van deze gegevens
• Het verwerken van de vastgelegde gegevens
• Het verstrekken van de bewerkte gegevens aan de vragers ernaar.

Er is een verschil tussen informatie en een gegeven. Informatie is een gegeven waarmee we de kennis van de vrager vergroten. Eerst weten wat voor info nodig is en dan gegevens verzamelen.

Informatieanalyse: het onderzoek naar de informatiebehoeften van diverse medewerkers in een onderneming. Als het informatieproces op gang is gekomen is het van belang dat elke functionaris nagaat of de aangeboden informatie voldoet aan hetgeen dat hij/zij heeft gevraagd.

 Bestuurlijke informatievoorziening (BIV):

Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het laten functioneren en het beheersen van een bedrijf en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.

Informatie in een onderneming is van groot belang bij:

–        het voorbereiden en het nemen van beslissingen: in elke onderneming moeten de leidinggevende functionarissen  regelmatig beleidsbeslissingen nemen om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. Wanneer het informatiesysteem voldoet aan de informatiebehoeften van de verschillende functionarissen, doet het dienst al een instrument bij het bedrijfsbeleid : (a tool of management) Een belangrijk onderdeel van de hier bedoelde informatie is de berichtgeving over de grootte en de samenstelling van het resultaat dat de onderneming in een bepaalde periode heeft gehaald.

–        het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten: Voor functionarissen is het van groot belang informatie te ontvangen over de wijze waarop de uitvoering plaatsvindt. Vooral wanneer voor bepaalde werkzaamheden van tevoren normen zijn gesteld is info over de werkelijkheid heel belangrijk.

–        het afleggen van verantwoording:  De functionarissen binnen de onderneming moeten over de activiteiten die zij hebben verricht, regelmatig verantwoording afleggen aan hun managers. Om dit mogelijk te maken, moet in veel gevallen de administratie weer de nodige info verschaffen.

  Management Informatie Systeem (MIS):

Wanneer informatiebehoeften van het management zijn “vertaald” in een systeem waarbij allerlei gegevens van binnen het bedrijf en daarbuiten worden omgezet in voor de bedrijfsleiding (bruikbare) informatie is er sprake van een MIS.

 Administratie en Boekhouding

• Gegevens die we in de administratie vastleggen:
•  financiële gegevens, die met geld te maken hebben
•  overige gegevens, die niet met geld te maken hebben

 Boekhouding:  gaat altijd om de verandering in de bezittingen, schulden, en het eigen vermogen. Zijn meestal het gevolg van goederen en geldstromen.

 Handelsonderneming: koopt goederen in et de bedoeling deze goederen met winst te verkopen.

Waardekringloop van handelsonderneming:

Industriële onderneming: door middel van een technisch omvormingsproces worden grondstoffen omgezet in eindproducten.

 Administratieve organisatie, bestuurlijke informatieverzorging en interne controle

Administratieve Organisatie (AO):

Het geheel van organisatorische maatregelen die in een onderneming worden genomen om de bestuurlijke informatievoorziening op de juiste wijze te laten plaatsvinden.

Bestuurlijke Informatiekunde (BIK):

Voor het gehele terrein van het opzetten van een geautomatiseerd informatiesysteem ten behoeve van de bestuurlijke informatievoorziening (BIV) gebruiken we vaak één term: bestuurlijke informatiekunde (BIK). De technologie die we hierbij inschakelen, noemen we informatie- en communicatietechnologie (ICT).

Er moet controle zijn van de informatie om te weten of het betrouwbaar is. Er is interne controle (binnen de onderneming, meestal door directie) en externe controle (buiten de onderneming, meestal door externe accountant)

Zie waardekringloop van de controletechnische functiescheiding

Verbandscontrole: controleaanpak die gebaseerd is op toetsing van de onderlinge relatie tussen twee grootheden. (BV vrachtkosten en het aantal afgeleverde verkooporders)

Verslaggeving

 Jaarrekening (Financial statements, annual accounts of annual report): jaarlijkse financiële verslag, dat bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting op deze voerzichten. Jaarrekening wordt in de eerste plaats opgesteld voor de leiding van de onderneming (interne jaarrekening).

Interne verslaggeving: alle informatie ten behoeve van het management

Fiscale jaarrekening:  Jaarrekening die is opgesteld volgens voorschriften die zijn vastgelegd in belastingwetten en die de bedoeling heeft de Belastingdienst te informeren over het belastbaar bedrag in een bepaald boekjaar.

Externe jaarrekening: Jaarrekening die is opgesteld volgens wettelijke eisen (uit het BW) en andere regelgeving, bestemd voor het afleggen van verantwoording aan de aandeelhouders (bij NV en BV). Verder is van belang: de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving en de International Financial Reporting Standars van de International Accounting Standards Board.

Samenvaljaarrekenig: Door kleine en niet-actieve BV’s en Nv’s op basis van fiscale waarderings en winstbepalingsgrondslagen samen te stellen jaarrekening, die als fiscale en als externe jaarrekening wordt gebruikt.

Gepubliceerde jaarrekening: Jaarrekening waarmee financiële informatie wordt verstrekt aan geïnteresseerde derden in het algemeen. Deze jaarrekening moet er inzage worden gelegd bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

 Geïntegreerd informatiesysteem: informatiesysteem dat alle aspecten van een transactie in verschillende deelsystemen tegelijkertijd registreert.

 Externe integratie van informatiesystemen: integratie van het interne informatiesysteem met een of meer externe informatiesystemen.

Belangrijk voor tentamen:

Journaalposten (60%)

Bestuurlijke informatievoorzieningen H 1.3

Functiescheidingen H 1.3

Grootboekrekeningen openen en financiële feiten uitwerken H 3

Reken het eigen vermogen uit op 2 manieren H 4

Kolommenbalans H 4.2

Wanneer het doel is om winst te halen is het een onderneming