Samenvatting Procesmanagement Reader 1

-
421 Flashcards en notities
1 Studenten
  • Deze samenvatting

  • +380.000 andere samenvattingen

  • Een unieke studietool

  • Een oefentool voor deze samenvatting

  • Studiecoaching met filmpjes

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Samenvatting - Procesmanagement Reader 1

  • 1 Introductie procesmanagement

  • Wat is een proces (taak 1)
    Een doelgerichte en samenhangende reeks van activiteiten.
  • Organisatie
    Een verzameling componenten (mensen, machines, geld, informatie) die gezamenlijk gericht zijn op het bereiken van een doelstelling.
  • Wat houdt de invalshoek structuur in
    Er wordt vastgelegd welke organisatorische eenheden (afdelingen, onderafdelingen, stafafdelingen, etc) er binnen de organisatie bestaan en welke formele relaties er tussen deze organisatieonderdelen bestaan.
  • Wat leg je vast bij de organisatiestructuur (4 zaken)?
    - Wie doet wat?
    - Waar wordt wat gedaan?
    - Wie kan wat autoriseren?
    - Hoe lopen de formele communicatie kanalen
  • Waarom is het nuttig om naar de structuur van een organisatie te kijken?
    De verantwoordelijkheid en bevoegdheidsstructuur wordt zichtbaar.
  • Wat zijn de beperkingen van de invalshoek organisatiestructuur?
    - Toont alleen de formele structuur en niet de informele, zonder welke een organisatie niet kan functioneren.
    - De dynamische aard wordt niet belicht, de organisatiestructuur kan wijzigen zonder dat dit consequenties heeft voor de producten die gemaakt worden of de wijze waarop dit gedaan wordt.
    - het geeft een instabiel, sterk wisselend beeld van de organisatie
  • Definitie functie
    Formeel betekent dit iemands rol/rang/ambt binnen een organisatie.

    Daarnaast is het de activiteit waarvoor (een deel van) een organisatiie specifiek geschikt is: doel. Dit is de betekenis die bedoelt wordt bij de invalshoek functie bij het bekijken van een organisatie.
  • Wat leg je vast bij de invalshoek functie?
    De activiteiten die binnen een organisatie gedaan worden en wat het doel is dat ermee bereikt wordt. Bijvoorbeeld de functie inkoop.
  • Wat zijn karakteristieken van de invalshoek functie?
    - Een continue bestaan
    - Een functie kan los van de organisatiestructuur beschouwd worden, een beschrijving in termen van functies verandert dus ook niet als de organisatiestructuur verandert.
    - Een functie geeft aan waartoe iets gedaan moet worden, niet wát er gedaan wordt en ook niet door wíe.
    - Een functie wordt meestal weergegeven door een zelfstandig naamwoord.
  • functionele decompositie
    Het opdelen van de functies in deelfuncties.
  • Overeenkomsten procesinvalshoek en functie invalshoek
    - Beiden zijn onafhankelijk van de organisatiestructuur en daardoor stabiel
    - Beiden kijken naar de activiteiten die en organisatie doet
  • Waarom is de procesbenadering van belang?
    Door de snelle opeenvolgende veranderingen moeten organisaties zich vooral richten op de te bereiken doelstelling en de daarvoor noodzakelijke coördinatie. Men moet een redelijke mate van efficiëntie zien te verkrijgen gekoppeld aan een hoge effectiviteit over de keten van activiteiten heen.
  • Procesinvalshoek en functie invalshoek vullen elkaar aan. De functie beschrijft de competenties die er zijn en proces toont de coördinatie en doelgerichtheid.
  • Voordeel procesbenadering t.o.v. functie
    Proces loopt door meerdere functies heen, waardoor je ook kijkt naar afstemming van de activiteiten binnen een functie. Hierdoor heb je minder last van nadelen als 'over de muur gooien' van resultaten.
  • Verschillen procesinvalshoek en functie invalshoek
    Functie kijkt met name naar de vaardigheden, competenties van een organisatie en niet naar de uitvoering.

    Proces kijkt wel expliciet naar de uitvoering van de activiteiten van de organisatie en voeg daar samenhang en doelgerichtheid aan toe.
  • Welke 4 oorzaken dragen er aan bij dat de veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen?
    - toenemende macht van afnemers
    - toenemende concurrentie
    - toenemende ontwikkelingen op (informatie)technologisch gebied
    - toenemende kwaliteitseisen
  • Offensieve noodzaak tot verandering
    Organisatie ziet de mogelijkheid om voorsprong op concurrentie te behalen door een innovatief product, een efficiënter proces, een kwalitatief beter product of een combinatie hiervan.
  • Defensieve noodzaak tot verandering
    Verdediging, bijvoorbeeld omdat de concurrent voordeel heeft behaald en je als verdediging mee moet doen en een vergelijkbare verandering doorvoeren.
  • Wat betekent het als we een organisatie door een 'procesbril' bekijken in vergelijking tot andere invalshoeken?
    Bij een procesinvalshoek wordt gekeken naar samenhangende activiteiten en naar het doel van deze activiteiten. Er wordt gekeken over meerdere functies heen en niet alleen naar één functie of de structuur van de organisatie.
  • Welke 3 soorten processen zijn er?
    1. Primaire processen
    2. Secundaire of ondersteunende processen
    3. Bestuurlijke processen
  • Primaire processen
    Deze processen brengen output voort die direct bijdragen aan de doelstellingen van een organisatie (zoals het proces brood bakken in een bakkerij)
  • Bestuurlijke processen
    Alle processen moeten aan kwaliteitscriteria voldoen en moeten aangestuurd worden, hiervoor worden bestuurlijke processen onderscheidden. Dit proces genereert besturingssignalen voor andere processen, zoals een planningsproces.
  • Procesmanagement
    Procesmanagement omvat alle activiteiten die gericht zijn op het besturen, analyseren en (her)onwerpen van processen.
     
    Het streven is om zoveel als mogelijk processen bewust te analyseren op mogelijke verbeteringen.
  • Wat is een probleem (vanuit bedrijfskundig oogpunt gezien)?

    Algemeen: het verschil tussen een gewenste en een werkelijke toestand, maar er is een subjectief element. Een individu of een groep individuen, moeten ontevreden zijn over dit verschil.
  • Wat is een probleemhebber?
    Doelgericht systeem dat in een onbevredigende toestand verkeerd en daaraan iets wil en kan doen.
  • praktijkprobleem
    Een subjectief beleefde klemsituatie van een probleemhebber.
     
    Hiervan is sprake als er een probleemhebber is, een spanning tussen de werkelijke situatie en de gewenste situatie, deze spanning geeft de probleemhebber onbehagen, de probleemhebber tracht door een gerichte actie zijn situatie te veranderen ten einde zijn onbehagen weg te nemen.
  • Beeldvorming ontstaat doordat onze zintuigen een primair beeld opvangen. Van dit beeld wordt vervolgens een pragmatisch beeld van de werkelijkheid gevormd, dit wordt beïnvloed door wat zich al in het geheugen bevindt (schemata). Het waarnemend subject heeft een bepaalde verwachting omtrent de te ontvangen informatie, door dit verwachtingspatroon wordt bepaalde informatie eerder geaccepteerd dan andere.

    De opbouw van het schema wordt beheersd door de wereldbeschouwing van de probleemhebber, zijn kennis van wetenschappelijke modellen en het doel waarvoor het beeld wordt gevormd.
  • Problemen kunnen ontstaan door
    • Verandering in de omgeving van de probleemhebber
    • Een verandering in de probleemhebber, in zijn doel
    • Een verandering in de relatie tussen probleemhebber en zijn omgeving, het gevormde beeld van de werkelijkheid is veranderd
  • Welke 3 typen problemen zijn er?
    1. Realiteitsproblemen
    2. Doelproblemen
    3. Perceptie problemen
  • Realiteitsproblemen
    1.verandering van het beeld van de werkelijkheid (realiteit), waardoor een discrepantie ontstaat met de gewenste situatie.

    Als een probleem wordt aangepakt als een realiteitsprobleem, dan gaat men er vanuit dat de werkelijke situatie niet overeenkomt met de gewenste situatie.
  • Doelproblemen
    Verandering in het gewenste beeld van een situatie, waardoor een discrepantie ontstaat met de werkelijkheid
  • Perceptieproblemen
    Het perceptieproces leidt tot een beeld van de werkelijkheid dat niet overeenkomt met dat wat zich eigenlijk in de werkelijkheid afspeelt. Gewenste situatie en werkelijkheid komen overeen met elkaar, maar de probleemhebber denkt van niet.
  • wetenschappelijke modellen
    Op wetenschap gebaseerde modellen, door het gebruik hiervan wordt voorgeschreven welke grootheden uit de werkelijkheid in beschouwing moeten worden genomen. Men gebruikt zijn wetenschappelijke voorkennis om tot voor hem bruikbare modellen van specifieke situaties te komen. Door een bepaald model te hanteren, leidt dit tot een specifieke definitie van een probleem en daardoor ook tot een beperking van mogelijke oplosisngen.
Lees volledige samenvatting
Deze samenvatting. +380.000 andere samenvattingen. Een unieke studietool. Een oefentool voor deze samenvatting. Studiecoaching met filmpjes.

Laatst toegevoegde flashcards

Wat is het voornaamste kenmerk van de 'harde' systeembenadering?
Voorkeur aan een wetenschappelijke benadering van het probleem boven intuïtie en ervaring. Het is vooral gebaseerd op logica en verstand.
Uit welke 4 fasen bestaat het proces bij de 'harde' systeembenadering?
  1. Onderzoek naar het bestaande systeem (Informatieverzameling, probleemvaststelling en haalbaarheidsstudie)
  2. Analyse van het bestaande systeem en probleemoplossing door een nieuw systeem te ontwerpen op papier
  3. Implementatie van de oplossing
  4. Effectiviteit evalueren
Wat zijn de 5 karakteristieken van de 'harde' systeembenadering?
  1. Men gaat er vanuit dat er een duidelijk te identificeren bestaand systeem is, in een of andere staat.
  2. Er is een duidelijk overeengekomen uitspraak over het doel van de analyse en het herontwerp van het bedrijfsproces. De expert moet dit herontwerp op tijd en binnen de afgesproken kosten opleveren.
  3. Het (her)ontwerp bestaat uit een bedrijfsproces dat ook een technologisch systeem (een informatiesysteem) inhoudt.
  4. Het ontworpen systeem is zodanig beschreven dat objectief bepaald kan worden dat het de beoogde doelen haalt.
  5. Het (her)ontwerpproces wordt volledig uitgevoerd door experts.
Methode (method)

De keuze van een verzameling aan een methodologie gerelateerde, specifieke
stappen, om een bepaald doel te bereiken.
Methodologie (methodology)

Een verzameling principes voor methoden die zijn, of kunnen worden
toegepast bij een specifieke activiteit of binnen een bepaalde discipline
Benadering (approach)

Een verzameling principes of houdingen voor het uitvoeren van een taak,
waarbij de wijze waarop de taak zou kunnen of moeten worden uitgevoerd niet tot in detail is gedefinieerd
Welke 3 invoeringsopties van een WFM zijn er volgens Plesums?
1. Proces automatiseren zonder iets te veranderen (meestal niet aan te raden)
2. Proces licht verbeteren (ligt het meest voor de hand)
3. Proces helemaal herinrichten, ingrijpend proces
Welke 4 zaken zijn van belang bij Business Process Management (volgens Reijers en van Hee)

  • Het is een cyclische aangelegenheid waarin bedrijfsprocessen continue gevolgd moeten blijven worden
  • Vooral het volgen van de prestatie gekoppeld aan de doelen is belangrijk
  • Vakgebied waar gewerkt wordt aan methoden en technieken
  • Het is nuttig om prestaties te verbeteren en verhogen van de klanttevredenheid
Welke 2 fasen zijn er te onderscheiden binnen de diagnose?
- Beschrijvende fase
- Beoordelende fase
Welke 4 richtlijnen moeten in acht genomen worden bij het definiëren van een KSF?
  • Kort en duidelijk geformuleerd
  • Kan maar op één manier geïnterpreteerd worden
  • Beschrijft alleen wát er moet worden gemeten
  • Beperk het aantal tot 2 tot 4 per doelstelling