Samenvatting Vaardigheden voor balie en secretariaat

-
298 Flashcards en notities
44 Studenten
  • Deze samenvatting

  • +380.000 andere samenvattingen

  • Een unieke studietool

  • Een oefentool voor deze samenvatting

  • Studiecoaching met filmpjes

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

PREMIUM samenvattingen zijn gecontroleerd op kwaliteit en speciaal geselecteerd om je leerdoelen nog sneller te kunnen bereiken!

Samenvatting - Vaardigheden voor balie en secretariaat

  • 1 Algemeen: de balie en de werkzaamheden

  • Wat is een bezoekerslijst?
    Een lijst waarop de bezoekers voor die dag vermeld staan; eventueel moeten hierop een aantal gegevens bijgehouden worden, zoals namen en tijdstippen.
  • wat zijn de taken van n telefoniste
    mensen ontvangen ,telefoon opnemen
  • Wat doe je als een bezoeker na de afspraak vertrekt?
    Groet de bezoeker vriendelijk, als hij/zij het gebouw weer verlaat. Wens hem/haar een prettige dag of een goede reis..
  • Geef enkele opmerkingen waarmee je het gesprek gaande kunt houden als je met een bezoeker naar de plaats van afspraak loopt.
    • Hebt u een goede reis gehad?
    • Kon u de weg gemakkelijk vinden?
    • Had u geen parkeerproblemen?
    • Bent u hier al eerder op bezoek geweest?
    • Hebt u (naam van de collega) al eerder ontmoet?
  • Wat doe je als er meerdere bezoekers tegelijk aankomen, of als je net telefoon krijgt als de bezoeker zich aandient?
    • Probeer rustig te blijven. 
    • Handel de zaken één voor één af, maar laat een bezoeker niet onopgemerkt staan. Knik iemand dus vriendelijk toe als je een telefoongesprek voert, of als je iemand anders te woord staat. 
    • Probeer telefoongesprekken zo kort mogelijk te houden.
  • Je bent telefonisch in gesprek als zich een bezoeker meldt. Hoe laat je merken dat je de bezoeker hebt opgemerkt?
    Knik de bezoeker vriendelijk toe
  • Als receptionist(e)/telefonist(e) heb je 2 hoofdtaken, welke?
    • je bent verantwoordelijk voor het telefoonverkeer
    • je bemenst de balie
  • De receptionist(e) is gastheer of -vrouw. Wat houdt dat in?
    Hij of zij heeft als verantwoordelijkheid dat de bezoeker zich op zijn/haar gemak voelt, zodat het bedrijf een goede indruk achterlaat.
  •  Bedenk een openingszin, waarmee je een bezoeker verwelkomt.
    Bijvoorbeeld: Goedemorgen meneer, kan ik u ergens mee van dienst zijn?
  • Een goede indruk maken als gastheer of -vrouw heeft met 3 aspecten te maken, welke?
    • Representativiteit
    • Gedrag
    • Uitstraling
  • De receptionist(e) moet er representatief uitzien. Wat betekent dit?
    Correct gekleed (eventueel volgens de geldende dresscode) en beschaafd gebruik van make-up
  • Wat is ‘corporate communication’.
    Het beeld (het imago) dat het bedrijf wil oproepen.
  • Wat versta je onder representatief gedrag voor een receptionist(e)?
    • een vriendelijke en hartelijke opstelling
    • moeite doen voor de bezoeker
    • dienstverlenend bezig zijn
    • correct taalgebruik; niet tutoyeren
    • niet eten of roken waar de bezoeker bij is
    • geen lange of luidruchtige gesprekken met collega's waar de bezoeker bij is
  • Noem vier mogelijke taken, die je als receptionist(e) zelfstandig kunt afhandelen.
    • het verstrekken van informatie
    • in ontvangst nemen van poststukken en pakketten van bezorgdiensten
    • in ontvangst nemen van poststukken van particulieren + afgeven van ontvangstbewijzen
    • in ontvangst nemen van betalingen
  • Wat is een bezoekerspas?
    Een pas die verstrekt wordt aan de bezoeker en die duidelijk zichtbaar op kleding gedragen moet worden zolang de bezoeker zich in het bedrijfspand bevindt.
  • Je bent telefonisch in gesprek als zich een bezoeker meldt. Hoe laat je merken dat je de bezoeker hebt opgemerkt?
    Knik de bezoeker vriendelijk toe
  • De bezoeker staat nu aan de balie. Hoe ga je met het lopende telefoongesprek om?
    Handel het telefoongesprek zo spoedig mogelijk af.
  • Je bent met de bezoeker in gesprek als zich een tweede bezoeker aandient. Hoe gedraag je je naar deze tweede bezoeker?
    Knik de 2e bezoeker vriendelijk toe en groet deze; vraag om een momentje.
  • Je bent nog met de bezoeker in gesprek als de telefoon gaat. Hoe handel je nu?
    Vraag de bezoeker om een momentje, neem de telefoon op en vraag de beller om een momentje.
    • Is de beller akkoord, dan zet je hem in de wacht. 
    • Is de beller niet akkoord. dan vraag je de bezoeker nog om een momentje en handel het telefoongesprek snel af. Kan dit niet snel genoeg af gehandeld worden, zeg dan tegen de beller dat je terug zult bellen en noteer het telefoonnummer.  
  • De eerste bezoeker is door jou doorverwezen. De tweede bezoeker staat nog aan de balie, waar zich nog drie bezoekers melden. Als je de tweede bezoeker te woord wilt staan komen er twee telefoontjes binnen. Hoe handel je dit af?
    Vraag de bezoekers even plaats te nemen, handel snel de telefoontjes af of geef aan dat je terug zult bellen en sta de bezoekers één voor één te woord.
  • Het is verstandig  documentatiemateriaal bij je balie te hebben, noem een aantal.
    • een stadsplattegrond;
    • een dienstregeling van bus- en trein;
    • een telefoonboek;
    • een lijstje met veelgebruikte of dringende telefoonnummers (zoals: taxi, arts, beveiliging);
    • eventueel een gouden gids of een bedrijvengids;
    • een personeelslijst met de interne telefoonnummers en een schema met namen en functies van mensen die in jouw bedrijf werken (dat noem je een organigram).
  • Waarom is het belangrijk dat je op de hoogte bent van afspraken van je collega’s?
    Je weet dan voor ie de bezoeker komt en je kunt hem/haar persoonlijker ontvangen.
  • Je baas is druk en plotseling duikt er onaangekondigd bezoek op. Wat doe je?
    1. Zoek uit of er een dringende reden is. 
    2. Zo ja, zoek uit of je collega even tijd heeft. 
    3. Zo nee, deel vriendelijk maar beslist mee dat een gesprek nu niet mogelijk is. 
    4. Vraag op een later tijdstip telefonisch een afspraak te maken, of maak een bezoeknotitie waarin je je collega vraagt te bellen voor een afspraak.   
  • Welke duidelijke grens moet je stellen aan de boze of agressieve bezoeker?
    Handtastelijkheden of persoonlijke beledigingen niet accepteren.
  •  Een boze bezoeker staat scheldend aan de balie. Hoe reageer jij?
    • rustig blijven
    • de bezoeker uit laten razen
    • begrip tonen voor de emotie (reflectie)
    • uitnodigen tot een normaal gesprek
  • wat zijn de taken van een telefoniste
    mensen ontvangen
    telefoon opnemen
Lees volledige samenvatting
Deze samenvatting. +380.000 andere samenvattingen. Een unieke studietool. Een oefentool voor deze samenvatting. Studiecoaching met filmpjes.

Laatst toegevoegde flashcards

Wat is een sterk werkwoord en geef een voorbeeld?
Krijgt in de verleden tijd andere klinker.
Krijgt in de voltooid deelwoord de uitgang en.
Soms het verander in het voltooid deelwoord andere klinker.
Wat is de stam van werkwoord?
De vorm vind je door en van het hele werkwoord af te halen.
Het wordt aangeraden je URL aan te passen. Waarin moetje dit veranderen en waarom?
De URL te wijzigen in je eigen naam is aan te raden, omdat je gemakkelijker op je naam gevonden wordt door zoekmachines als je als URL alleen je eigen naam hebt (zonder spaties, hoofdletters toegestaan
Noem twee manieren waarop je een bedrijf op Linkedln kunt gaan volgen.
  • In Linkedln via ‘Bedrijven’/’Bedrijven zoeken’ 
  • Via de site van een bedrijf met de optie ‘Volg ons via... (icoon Linkedln)’
Waarom is het belangrijk lid te worden van groepen?
Je kunt lid worden van groepen rondom bepaalde onderwerpen en vakgebieden om informatie uit te wisselen en je netwerk verder uit te bouwen.
Noem twee manieren waarop je groepen op Linkedln kunt zoeken, waarvan je lid wilt worden.
  • Via de zoekfunctie in Linkedln (zet zoekopdracht op ‘Groepen’. 
  • Via de optie op het Linkedln scherm ‘Groepen die u misschien interesseren’. 
  • Via dezelfde optie, te bereiken via ‘Groepen’
Hoe vaak moet je een update plaatsen in Linkedln en waarom?
Het wordt aangeraden regelmatig (bijvoorbeeld minimaal één keer per week) een update te plaatsen. Wanneer je een update plaatst, word je zichtbaar op de pagina van je con­necties
Waarvoor kan het Linkedln netwerk gebruikt worden? Geef vier voorbeelden.
Het Linkedln netwerk kan gebruikt worden voor het vinden van bijvoorbeeld:
  • een baan 
  • andere personen 
  • bedrijven en zakelijke kansen  
  • een geschikte werknemer
Wat is de doelstelling van het gebruik van social media?
De doelstelling van het gebruik van social media is het vergroten van je netwerk en het opgebouwde netwerk van beide kanten te verrijken.
Waarom is accuratesse zo belangrijk bij archiveren?
Een eenmaal verkeerd opgeborgen stuk kan heel moeilijk weer worden teruggevonden. Een archief dat accuraat is bijgehouden is goed toegankelijk (je kunt alles gemakkelijk te­rugvinden).